Banyak perusahaan di Indonesia terdisrupsi akibat wabah Covid-19 yang menyebar sejak awal Maret lalu. Harapan untuk bisa bertahan dan kembali beroperasi mulai muncul saat “The New Normal” mulai diberlakukan. Namun sebelum sukses melewati pandemi ini dengan baik, Manajemen perlu mengembangkan strategi bisnis yang baru dan memulai transformasi digital, sejalan dengan perubahan pada lini produksi dan penjualan. 

Untuk mengoptimalkan fungsi operasional, perusahaan bisa menerapkan resource sharing, atau lebih dikenal dengan istilah shared services sebagai jawaban untuk mengurangi beban biaya operasional. Layanan shared services merupakan layanan yang membagi tugas atau sharing untuk mengatasi keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Layanan yang dibagi biasanya merupakan sebuah proses operasional yang menuntut tingkat operasional tinggi dan hampir sama tahapannya di setiap perusahaan. 

Menurut Direktur Enterprise Business Service Telkom Bogi Witjaksono, banyak perusahaan yang paham pentingnya digitalisasi proses, namun terkendala investasi perangkat yang tidak murah serta kurangnya ketersediaan talent profesional. “Ini masalah timing, kalau pengembangan digitalisasi proses perusahaan dilakukan sendiri, pastinya akan perlu waktu lama,” kata Bapak Bogi Witjaksono dalam sebuah keterangan pers. 

Kendala tersebut tentu menciptakan peluang baru, seperti yang diungkapkan oleh TechNavio, sebuah lembaga riset dari Chicago, Amerika Serikat, yang memprediksi kenaikan market dari shared services sebesar $152 miliar akan terjadi hingga 2024. 

Beban yang dibagi ke shared services akan membuat perusahaan tidak perlu berinvestasi besar untuk teknologi, perangkat mahal, biaya lisensi aplikasi, hingga biaya Sumber Daya Manusia (SDM). Solusi shared services tidak hanya memberikan efisiensi operasional perusahaan saja, namun sekaligus meningkatkan keandalan layanan. Karena penyelenggara shared services akan melakukan pengawasan atas jalannya layanan yang dipimpin oleh sejumlah ahli di bidangnya.

Sumber Daya Manusia 
Salah satu penggunaan shared services yang mungkin umum diketahui adalah pada pengelolaan SDM. Dengan shared services, perusahaan akan dibantu untuk menemukan pekerjaan mana yang berulang dan memberikan solusi untuk melakukan otomasi, yang bisa dilakukan dengan penggunaan teknologi. Pendekatan ini tentu akan menghasilkan efisiensi pada proses pekerjaan dan mengurangi biaya. 

Dengan diambil alihnya pekerjaan yang berulang tadi oleh penyelenggara shared services, maka perusahaan bisa fokus pada tugas-tugas strategis untuk mengembangkan talent, memaksimalkan perekrutan dan mengelola retensi karyawan. Dengan begitu perusahaan bisa membangun bisnis yang lebih baik dan meningkatkan bisnis secara positif.

Teknologi
Teknologi informasi memegang peranan penting dalam peningkatan efisiensi perusahaan. Namun untuk membangun teknologi informasi dari awal, sesuai dengan keinginan setiap divisi tidaklah mudah. Shared services bisa menjadi solusi untuk membantu perusahaan dalam pemenuhan teknologi informasi untuk mencapai target bisnis, tanpa harus melakukan investasi besar dan beresiko tinggi.

Layanan shared services kini sudah diadopsi oleh banyak perusahaan di Indonesia, terutama di kalangan Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Hal ini tentu mempermudah case study bagi perusahaan yang ingin melihat bagaimana penerapan shared services secara langsung. Seperti Pertamina yang telah membangun Shared Services Center sejak 2017 pada bagian Finance, yang akan dilanjutkan ke SDM, Teknologi Informasi dan Asset Management, yang rencananya akan selesai dikembangkan hingga tahun ini.

TelkomMetra sebagai bagian dari Telkom Group pun telah meluncurkan layanan Shared Services melalui anak usahanya, yakni Infomedia pada November 2017. Layanan yang dikenal dengan SharedVis ini membantu penerapan shared services di area Human Resources, Finance & Accounting dan General Affairs yang diharapkan dapat membantu efisiensi operasional perusahaan, baik perusahaan di lingkup Telkom Group maupun eksternal. 

Pada 2019 lalu, Gartner menemukan bahwa pengaruh shared services dalam efisiensi biaya produksi sebuah perusahaan bisa mencapai 30 persen. Meski riset ini dilakukan pada saat normal, namun sepertinya pengaruh shared services lebih terasa di masa pandemi seperti sekarang ini, di mana digitalisasi proses tidak dapat lagi ditunda.